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内部管理办法

发布时间:  浏览: 次  作者:莫言

       为认真落实《基金会管理条例》和《中国友好和平发展基金会章程》,使中国友好和平发展基金会内部管理工作规范化、制度化、科学化,特制定中国友好和平发展基金会内部管理办法。
       本“办法”解释权属于中国友好和平发展基金会(以下简称“基金会”)。

第一章  会议制度

       基金会实行理事会、监事会议制度、专题会议和日常办公例会制度。
       (一)理事会会议
       1.理事会会议每年至少召开二次,原则上在上半年和下半年各开一次,特殊情况下可提前、推迟或增加召开。
       2.理事会会议须三分之二以上理事出席会议方能召开,如有重大事项或三分之一以上理事提议,也应召开理事会议。参加理事会的人员包括:名誉会长、名誉副会长、理事长、副理事长、秘书长、理事、监事等。理事会会议决议须超过与会理事的半数通过方为有效。
       3.理事会会议由理事长或理事长授权秘书长负责召集和主持。
       4.理事会会议主要任务是:
       (1)制定、修改章程;
       (2)选举、罢免理事长、副理事长、秘书长,讨论通过新理事;
       (3)决定重大业务计划,包括基金募集、管理和使用计划;
       (4)审定年度收支预算及决算;
       (5)审议、修订内部管理制度;
       (6)决定设立基金会分支机构、代表机构;
       (7)听取、审议理事长工作报告;
       (8)决定基金会的分立、合并或终止;
       (9)决定其他重大事项。
       5.理事会会议应形成会议“记录”、“纪要”并经与会理事签名,通晓全体理事。
       6.理事会会议前,秘书处要做好提供会议讨论内容的材料准备工作,重要议题应在会前征求理事的意见。
       (二)监事会会议
       1.监事会会议议原则上每年召开两次,会议由监事会主席主持,全体监事参加,必要时邀请理事会有关人员参加。
       2.监事会会议的召开及其决议的通过采取“两个复杂多数”的原则。
       3.监事会会议主要依据《基金会管理条例》、《中华人民共和国会计法》等有关法律、法规和《基金会章程》规定的程序,审核基金会财务和会计资料,监督理事会遵守法律和章程的情况,向理事会提出质询和建议,听取秘书处有关情况的汇报,并向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。
       4.监事会会议应形成会议“纪要”,必要时,应将讨论和研究的问题向基金会理事长或理事会及有关部门通报。
       (三)专题会议
       专题研究、协调和解决有关部门在工作中涉及面较大的某个重要问题。会议主要内容包括:研究本基金会专项工作的部署和落实;协调、及处理专项工作中的重要事务。
       专题会议由理事长、秘书长或副秘书长召集和主持,相关业务部门和有关负责人参加。专题会议根据工作需要不定期召开。会议的组织、记录、纪要由相关业务部门负责。会议纪要由秘书长审核后作为档案由相关业务部门负责人保管。
       (四)日常办公例会
        日常办公例会根据各部门工作需要,可随时召开,但要确保每两周至少召开一次,由秘书长或部门负责人召集和主持。主要内容为通报现有公益项目、其他事项进展情况;通报即将开展的公益活动及重要事项;协调和解决相关问题。

第二章  秘书处工作制度

       秘书处作为基金会常设办事机构,为本会的行政和协调机构,在理事会闭会期间,在秘书长领导下承办基金会日常工作,对理事会和理事长负责。
       (一)机构设置
       秘书处工作分五个部门管理:办公室、财务部、法务部、项目部、信息宣传部,分别由秘书长和副秘书长分工负责,分工不分家,大型活动需要时,不分岗位,全体参加。
       1.办公室工作任务是:
       (1)负责文电处理、档案管理;
       (2)承担理事会等重要会议的组织筹备工作,起草有关报告和文件;
       (3)负责日常接待咨询工作;
       (4)各类证书、纪念品的制作及发放工作;
       (5)负责后勤保障、固定资产的使用管理和安全保密工作;
       (6)负责综合协调日常事务性工作;
       (7)办理理事、监事人选的增补和协调事宜;
       (8)制定基金会工作人员培训计划和组织实施;
       (9)其他临时性工作。
       2.财务部工作任务是:
       (1)负责财务管理、基金运作和资金安全增值工作;
       (2)负责编制年度预算、决算及其实施;
       (3)负责对现金收、付业务进行核算、检查与监督;
       (4)负责财政、金融信息和市场情况的调研,为基金安全增值提供决策参考;
       (5)根据监事要求,提供相关资料;
       (6)负责接收捐赠和专项基金的使用工作,建立完整的捐赠和资金使用档案,使每一项资金的捐赠与使用都有案可查。定期向捐资人提供协议执行情况,实行透明管理,让捐赠人满意放心;
       (7)及时与民政部门、工商、税务、银行等部门联络,掌握政策变化,向领导提出合理化建议;
       (8)领导交办的其他工作。
       3.法务部工作任务是:
       (1)负责各项协议的审查;
       (2)把控项目运作的法律风险;
       (3)与捐赠及合作方探讨项目可行性分析;
       (4)其他一切涉及法律的事项;
       (5)领导交办的其他工作。
       4.项目部工作任务是:
       (1)负责项目开发和实施工作;
       (2)负责基金会对国内外的宣传工作,各类宣传用品的制作和发放;
       (3)负责外事活动的协调工作;
       (4)负责合作协议的洽谈和跟踪办理;
       (5)负责项目大事记收集、整理工作;
       (6)加强项目信息收集和资料积累,完善基金会工作档案;
       (7)募资工作;
       (8)领导交办的其他工作。
       5.信息宣传部工作任务是:
       (1)负责项目大事记的归总、上传工作;
       (2)负责项目活动的媒体联系;
       (3)负责网站维护管理;
       (4)负责网站内容信息的搜集、整理,内容包括重大事务、外事活动、访问考察活动、访华团考察活动、重要出访活动等信息;
       (5)及时对各部门提供的信息,进行统一分类、整理、汇总成发布稿件并按照程序审批后发布。对于登录信息,要及时存档备查;
       (6)应按照规定及时对基金会网站进行管理、维护与更新,保证信息及时性、通达性、有效性。有关设备要定期巡检,保证网站每天24小时正常开通运转,以方便公众访问;
       (7)负责对服务器和网站进行定期检测,并根据检测结果采取相应的措施,以防黑客利用系统漏洞和弱点非法入侵;
       (8)其他临时性工作。
       (二)秘书处工作人员守则
       1.爱岗敬业,恪尽职守,依据《基金会管理条例》和《中国友好和平发展基金会章程》及民间非营利组织的有关规定为理事会当好“参谋”。
       2.积极参加政治学习,养成良好的自学习惯,努力提高政治、业务水平。
       3.坚持以人为本,竭力为捐资单位、个人和友好和平发展事业服务。
       4.严守工作纪律,按时上下班,重大事项必须请示报告,个人不得擅自主张,不得随意对外表态,严格遵守保密规定。
       5.团结友爱,分工协作,本分做人,踏实做事;文明礼貌,廉洁自律。
       (三)加强信息收集和资料积累,完善基金会工作档案;发挥网络作用,重大活动及时上网公布;加强与理事和新闻媒体的沟通。
       (四)根据监事要求,提供相关资料。
       (五)办理理事、监事人选的增补和协调事宜。
       (六)建立请示汇报制度。包括但不限于下列重大问题,须书面向理事长请示:基金募集、基金运作、项目资助、接待来访、组团出访、国内出差、年度赞助计划、年终工作总结、年度预算决算、非计划内单项重大支出、人事问题等。
       (七)休假制度。
       1.带薪年休假(以下简称年休假)。基金会严格执行国家年休假制度,年休假本着统筹安排兼顾职工意愿原则,可在1个年度内集中安排,也可以分段安排,但不跨年度安排。为保障工作有序开展,休年休假要提前10个工作日以书面表格形式向部门负责人提出并报秘书长同意后方可。具体年休假标准为:
       (1)入基金会累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;
       (2)入基金会累计工作已满10年不满20年的,年休假10天;
       (3)入基金会累计工作已满20年的,年休假15天。
       (4)国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。
       但有下列情形之一的,不享受当年的年休假:
       (1)休假天数多于年休假天数的;
       (2)请事假累计20天以上且单位按照规定不扣工资的;
       (3)累计工作满1年不满10年,请病假累计2个月以上的;
       (4)累计工作满10年不满20年,请病假累计3个月以上的;
       (5)累计工作满20年以上,请病假累计4个月以上的。
       2.事假、病假制度。事假不得先斩后奏,休3天以内须经分管副秘书长同意,7天须经秘书长同意,7天以上须报理事长同意;病假须提供正规医院出具的病假证明,特殊情况可于病假中或病假后提供。

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