第四章  公文管理制度

       （一）收文管理
       1.基金会收到公文、函件后，由专职人员统一登记并报送秘书长阅处，涉及重大问题的公文，由秘书长报送理事长审批。
       2.报批文件应明确提出处理意见。
       3.一份文件或一个项目的多份文件在处理完毕后，要及时收集齐全存档。
       （二）发文管理
       1.以基金会名义发文，由理事长签发；以基金会名义发便函，由理事长或理事长授权秘书长签发。
       2.对外公文代表一个单位的形象，要求公文格式正确、文字精练、语言通顺、打印整齐。
       3.以基金会发出的所有文件必须用印。
       4.重要和涉密文件收文单位在本市的可以通过机要交换或直接送达，外省市的可通过机要交换或使用特快专递邮寄，并电话跟踪收件情况。
       5.所有发文的原始批件都要留存归档。
       （三）公文处理办法
       为进一步规范本基金会公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》<中办发（2012）14号>的有关规定及《全国友协机关公文处理办法》并结合本单位实际工作情况，特制定本办法。办法中涉及的具体公文字体、字号、模版请参阅《全国友协机关公文处理办法》（2012版）中具体规定。
       1.公文种类
       本基金会公文种类有决议、决定、通知、报告、请示、函、接待计划、简报、谈话参考、电报、记录、纪要。
       （1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
       （2）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
       （3）通知。传达需有关单位周知或者执行的事项。
       （4）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
       （5）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
       （6）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的格式同通知格式。
       （7）接待计划。适用于对来访团组各项接待事务进行合理安排。
       （8）简报。适用于对组织的公益活动有关情况进行不同种类、不同重要程度、不同发放范围的文字汇报。
       （9）谈话参考。适用于领导人会见重要人士、举行会谈时的谈话参考资料。
       （10）电报。分明电和密电。适用于向有关单位快速通报有关情况、征求意见。
       （11）记录。适用于会议、会谈、会见，如实详尽反映会议情况。
       （12）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
       2.公文格式
       公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
       （1）份号。同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号，涉密公文一定要标注份号。用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。发文时必须登记公文发往单位以及与其对应的号码段。
       （2）密级和保密期限。涉及国家秘密的公文必须标明密级。非涉密公文在履行公布程序之前也要做好安全保密工作，禁止未经批准就挂在网上。
本基金会公文最高密级为“机密”；保密期限一般不超过3年，特殊情况例外。密级和保密期限用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限中间用“★”隔开。
       （3）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”，电报根据紧急程度分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文（不含电报）的紧急程度用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，依次自上而下排列。
       （4）发文字号。由机关代字、年份、发文顺序号组成。根据文种需要，使用3号仿宋字，标注在文件的适当位置。
       （5）签发人。上报公文应当标准签发人姓名，体现机关负责人应对对所签发的公文负责。“签发人”使用3号仿宋字，姓名使用3号楷体字，右空1字标注在红色分隔线上方。
       （6）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。使用2号加粗宋体字编排于红色分隔线下空2行位置。
       （7）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。报关外交部的公文不写主送机关。使用3号仿宋字编排于标题下空1行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后面标全角冒号。
       （8）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页需显示正文，首个盖章页应当显示正文。正文用3号仿宋字编排于主送机关名称下1行。
       （9）附件说明。公文如有附件，应在正文中涉及附件内容处加括号注明（见附件）或（附后），并使用3号仿宋字在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字。后标全角冒号和附件名称。单一附件不标顺序号。
       （10）发文机关署名。发机关名义发文应署：中国人民对外友好协会或全国友协，以基金会名义发文应署：中国友好和平发展基金会。
       （11）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
       （12）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。